TIETOSUOJASELOSTE

TIETOSUOJASELOSTE

SANONLINNA AIRSOFT RY:N REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Savonlinna Airsoft ry myöhemmin SLNSOFT henkilötietolain (523/99 10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti SLNSOFT:n jäsenrekisteristä.
Edellämainittujen lisäksi SLNSOFT noudattaa toiminnassaan lait, asetukset ja eettisten sääntöjen noudattamisen ja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).

REKISTERINPITÄJÄ
Savonlinna Airsoft ry
Kaarnatie 6 as1 57230 Savonlinna
YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Risto Rautiainen
Nojanmaanlahdentie 12 D16
57210 SAVONLINNA
REKISTERIN NIMI
Savonlinn Airsoft ry jäsenrekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään silloin kun rekisteröity jäseneksi. Rekisteriin kerätään tietoja henkilön suostumuksella. Jos kyseinen henkilö ei anna SLNSOFT:n rekisteriin tarvittavia henkilötietoja niin jäsenelle ei välttämättä voida tarjota hänen haluamaansa jäsenyyttä tai jäsenetuuksia . Asiakas voi antaa tietonsa esimerkiksi slnsoft.fi -verkkosivustolla olevalla jäsenhakemus kaavakkeella tai mikäli henkilö haluaa omatoimisesti jättää yhteystietonsa muulla tavoin kuten esimerkiksi puhelimitse, sähköpostilla tai kirjallisesti. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla ja tämä on tehty asiakkaille selväksi ennen tietojen keräämistä. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
SLNSOFT suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. SLNSOFT ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset sekä arkistoidun materiaalin suojauksessa huomioon otettavat vaatimukset. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat salasanoin salatuissa yhteyksissä ja/tai lukituissa tiloissa. SLNSOFT käyttää rekisteriä vain jäsenyyden hoitamiseen.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteri pitää sisällään SLNSOFT jäsenten henkilötietoja, joita ovat etunimet, sukunimet, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, syntymävuosi, keskustelupalstan käyttäjänimi, jäsenyysentyyppi, jäsennumero ja tiedon onko jäsenyys voimassa. SLNSOFT toimii huomioiden muunmuassa yhdistyslain ja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä.

TIETOJEN POISTAMINEN JA SÄILYTYSAIKA
Kirjanpidon vanhentumislain mukaisen kymmenen vuoden vanhentumisajan jälkeen tiedot tuhotaan asianmukaisesti. Lisäksi henkilötietoja käsitellään laskutukseen ja maksujen perintään, jäsenyyden hoitamiseen ja kehittämiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen ilmoittamalla siitä SLNSOFT:lle. SLNSOFT poistaa rekisteristä jäsenen tiedot sitten kun tietojen käsitellylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen poistamista vaatii. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa eri tavalla määrätään tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää SLNSOFT:a säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna. SLNSOFT luovuttaa tiedot lakien puitteissa ensitilassa.

OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA JA POISTAMISTA
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä.

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
SLNSOFT voi luovuttaa jäsentietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi jäseneduuden saamiseksi luovutetaan vain nimi ja jäsennumero yhteistyökumppaneille tai jos toimeksiantoon suorittamiseen liittyen tai lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii SLNSOFT:a luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon SLNSOFT:n hallussa olevasta tietokannasta.

TIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE
SLNSOFT on tehnyt päätöksen olla siirtämättä SLNSOFT:n hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. SLNSOFT luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle jos viranomainen on tähän tarkoitukseen antanut SLNSOFT:lle toimeksiannon toimia edellä mainitulla tavalla ja SLNSOFT on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.

TIETOSUOJASELOSTEEN HYVÄKSYNTÄ
Savonlinna Airsoft ry on hyväksynyt tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen sekä informointidokumentin jatkuvana ja sitä päivitetään sekä tarkastellaan säännöllisesti.